Общие подходы к автоматизации управления финансами  

Автоматизация управления финансами обычно начинается с переноса ручных форм планов и отчетов в электронные таблицы, например, MS Excel. Действительно, этот инструмент обладает рядом необходимых и полезных качеств: широкая распространенность, удобство и простота использования, мощные средства выполнения расчетов с помощью формул, соответствие экранных представлений готовым печатным формам и другие.

В то же время существует ряд серьезных ограничений в использовании этого инструмента:

·  сложность работы многократно возрастает с увеличением числа взаимосвязанных плановых форм, необходимостью формирования сводных данных, анализа данных в разных разрезах;

·    невозможность одновременной работы нескольких пользователей с общими данными усложняет регламент финансового планирования;

·   переход к следующему периоду планирования влечет копирование и донастройку всего комплекса плановых форм;

·   затруднено использование кодификаторов (словарей) для классификации показателей по статьям, центрам финансового учета и т.п.;

·    крайне недостаточны средства разграничения доступа, защиты данных и их восстановления в случае ошибочных действий пользователей.

В целом, реальные системы управления финансами на базе электронных таблиц представляют собой сложный, плохо структурированный конгломерат таблиц, требующий постоянного сопровождения авторами и практически неотчуждаемый.

Альтернативным способом является использование специализированного программного продукта:

·      основанного на хранении данных в стандартных СУБД и их общем использовании;

·     в котором реализован стандартный набор типовых бизнес-процессов управления финансами (текущее планирование, оперативное управление платежами);

·    который может быть интегрирован по данным с системой управления логистикой (продажами и закупками) для реализации еще одного бизнес-процесса – управления задолженностью;

·    который имеет развитые средства настройки типовых бизнес-процессов на особенности конкретных заказчиков.

Учитывая взаимосвязи управления финансами с другими бизнес-процессами, а также существующую

специализацию программных продуктов, целесообразно:

·     в составе модуля управления финансами реализовать текущее финансовое планирование, оперативное планирование и управление платежами;

·     используя данные другого программного продукта (или продуктов) – управления продажами и управления закупками, реализовать в модуле управления финансами управление обязательствами предприятия;

·    финансовый анализ реализовать либо стыковкой с отдельной программой финансового анализа, либо предоставлением пользователю использования хранимых в базе плановых и фактических финансовых показателей в универсальном средстве расчетов и отчетности типа MS Excel.

Подходы к автоматизации отдельных функций и бизнес-процессов. Текущее финансовое планирование оперирует большим количеством финансовых показателей (сумм доходов/расходов, платежей/поступлений, видов запасов/внеоборотных активов и т.п.) в разрезе по статьям, центрам финансового учета, плановым периодам, например: доходы от реализации продукции фирменным магазином в 1 квартале, расходы по заработной плате аппарата управления в январе. Анализ показывает, что любой финансовый показатель можно представить в виде:

·      набора характеристик – статья, центр финансового учета, период планирования и др.;

·      и значения –  планируемой суммы по этим статье, центру и за этот период.

         Это означает, что все финансовые показатели можно свести в одну структуру и хранить вместе, в общем учетном регистре. При таком подходе любой план текущего планирования (как исходные – планы сбыта, затрат и т.п., так и результирующие – прибылей и убытков, движения денежных средств и т.п.) можно представить как:
·       бланк плана – его утвержденная печатная форма, в которой располагается
·       набор финансовых показателей – плановые значения по статьям, центрам и за плановый период.

Поскольку все финансовые показатели хранятся вместе, то в каждом плане могут естественным образом использоваться показатели из других планов, например, в плане прибылей и убытков – показатели из Плана сбыта и Плана затрат: просто в этих формах планов используется один и тот же показатель или несколько показателей.

Для реального применения эта модель также требует некоторых дополнений, в частности:

·     задания условий отбора финансовых показателей в строки и столбцы табличных форм планов, например, отбор по определенным центрам учета в столбцах и по статьям в строках; в этом случае значениями плана будут суммы расходов в разбивке по статьям и центрам учета;

·     возможности формирования производных финансовых показателей, например, итога по статье как суммы частных показателей по центрам учета, или отклонения от плана как разности планового и фактического показателей.

Полученный набор характеристик является исчерпывающим описанием форм текущего планирования (как самих планов, так и отчетов об их выполнении), которые хранятся в виде учетного регистра «Формы планов».

 Тогда бизнес-процесс текущего планирования будет происходить следующим образом:

·    вводятся значения финансовых показателей для исходных форм планов (сбыта, расходов и т.п.) – вручную или загружаются из других систем – технико-экономического планирования, бухгалтерского учета и т.п.;

·     в формах планов создаются производные финансовые показатели, входящие в результирующие планы;

·    производится формирование результирующих форм, их оптимизация путем подбора значений финансовых показателей;

Согласованные формы планов печатаются и утверждаются.